河北传媒学院实验室档案管理制度

        实验室档案建设是学校工作的重要组成部分。为了科学规范的做好实验室档案管理工作，有力支持学校的教学、科研和管理工作，制定本制度。

一、实验室档案管理对象
        实验室档案是指学校各个实验室在建设、管理和开展实验活动过程中直接形成的，对实验室和学校具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。具体内容如下：
1、凡属经学校正式批准建制的实验室，在其建设、改造、使用过程中形成的相关信息文件。
2、学校和业务主管部门发布的实验室管理、发展规划与建设有关文件和资料。
3、各类技术资料，包括使用说明书、保修卡，新建实验场所的设备布线图等。
4、严格按照分类进行实验室档案建设，完善实验场地资料。
二、实验室档案管理人员
        各实验室档案应有专人负责管理，包括收集、整理、登记、分类、编号、存档等工作，收集整理实验室档案应在中心档案管理员指导、监督下进行，及时提交所辖各实验室的更新维护数据。中心档案管理员对于上报数据应及时审核，并负责整理存档。
        实验室档案管理员配置应相对稳定。工作变动时，必须及时办理移交手续。实验室撤消或合并，应及时做好档案的移交或合并工作，以保持档案的完整和连续性。
        实验室档案管理员必须熟悉档案管理的基本知识，工作严谨求实，认真维护档案材料的完整、准确、系统与安全。文件材料应在收集齐全、完整后整理组卷，并在次学年开始前立卷归档完毕。
单位主要领导要认真负责档案管理及监督检查工作。
三、实验室档案建档要求
1、实验室档案从实验室建立之日起开始建档，并逐年积累，严加保管。
2、各单位根据实验室工作档案的内容进行统计整理、编目、立卷，定期归档。
3、归档的文件材料应质地优良、书绘工整、图样清晰。
4、档案资料原则上应保留原件，特殊情况经业务主管部门领导批准后可使用复印件。
5、实验室档案管理应积极应用计算机管理技术，建立电子档案，实行纸数双存。
6、每学期或每年度应按要求按时上报有关归档资料。
四、实验室档案基本内容
1、实验室管理工作法规、制度文件
        国家有关部委、省、市相关部门发布的有关实验室建设、实验教学工作的法规文件；学校有关实验教学发展、实验室建设与改革的文件。
        实验室建设审批（含实验室建立、撤消、合并、调整等）的各种文件和资料；实验室实验教学管理的各项规章制度；实验室建设发展规划等。
2、实验室人员基本情况
        历届实验室各类人员的姓名、性别、年龄、职称等信息；每学期实验室工作人员变更情况等；实验室人员情况的学年度数据与报表。
3、实验室管理和工作记录
        实验教学、科学研究、技术开发等项目的全部技术文件资料，包括论文、专著、鉴定、专利、成果鉴定书、自制或改造的实验仪器设备装置的验收报告、获奖情况等。
        实验室教学活动记录，培训计划及实施情况；实验室人员考核、奖惩等情况；实验室人员岗位责任制、分工细则；实验室专职人员工作日记、工作守则等。
        实验室的开放、对外服务情况，承担的科研和社会服务项目及利用效率；实验室工作计划，年度工作总结；实验室建设与实验室改革方案文件；实验室建设计划和成果；实验室工作评估；实验室基本情况学年数据报表；实验室基本情况（如房间数、面积、环境条件及改造的各种技术资料）等。
4、实验室设备资产管理
        实验室设备资产管理室全校教学设备资产管理的一部分，应及时整理数据，完善档案。新进设备，按照入库要求指定专人管理，明确责任人，收集、整理相关信息建档；现有设备，设备的管理与使用、维护与维修和变更与报废等过程中形成的原始记录；设备技术改造和开发过程中形成的技术文件材料等。
大型精密贵重设备技术档案，包括每台设备申购时的论证报告、订货合同、安装验收报告、使用说明书、损坏维修记录、使用记录、技术资料及其使用记录本和设备的报损报废资料等。
5、实验教学运行及实验室大事记录
        实验教学过程中的各种文件和资料以及重大事项记录，包括：实验教学大纲、实验教学计划、实验教材（包括自编教材）、实验指导书、各类学生上课情况、成绩记录；每学期实验教学任务及实验开出记录，实验教学课表及实验项目统计、实验教学的考核办法及历年试题、实验报告、预习报告等有关记录及工作量；每学年度实验教学计划安排表；实验项目的更新、改造与淘汰等资料；实验项目卡片（统一建立实验项目库）；实验教学改革情况及成果、论文；实验室教学科研任务完成情况；以学校名义向上级部门定期或不定期报出的实验室工作的各种报告、报表或数据等。
五、实验室档案借阅
        因工作需要查阅或借用有关档案资料者，需办理查阅或借用手续，并按时归还。
六、实验室档案保存期限
        实验室要设置专用文件柜，用于档案材料保存与管理。
1、实验室工作档案保管期限分长期、短期和与设备共存3种。
2、学生上课情况、实验报告、成绩记录、实验项目开放情况记录属短期保存资料，一般至少保存3年。
3、仪器设备的有关资料应与设备共存，即保存至设备报废之日为止
4、教学文件、资产账目、实验室建设项目的相关档案应保存10年以上。
七、本制度自公布之日起施行，由教学实验管理中心负责解释。

                                
 

                               二〇二〇年六月十日